Una trattativa commerciale ha uno dei momenti clou nella formulazione del preventivo.
Per quanto il prezzo abbia molta importanza, ci sono altri aspetti di cui tener conto, in grado di influenzare l’andamento della vendita. In primis, le tempistiche di realizzazione del preventivo, che giocano un ruolo fondamentale nella chiusura di un’offerta. Ma non solo. Parliamo, per esempio, del layout del documento, della sua forma e della correttezza di ogni dettaglio, al fine di fornire al prospect un documento che rispecchi l’identity e la serietà dell’azienda. Da qui nasce l’importanza dei software per preventivi, strumenti ormai essenziali nella gestione delle fasi di vendita.
Software preventivi: come ottimizzare correttezza delle informazioni e velocità
Quali sono le funzioni più importanti di un software per preventivi?
Innanzitutto, la possibilità per i singoli venditori di emettere un preventivo che corrisponde esattamente alle effettive esigenze del cliente. Come detto poc’anzi, un aspetto importante riguarda la rapidità. Software di questo tipo basandosi su modelli esistenti, con moduli annessi controllati e approvati dagli uffici preposti, offrono un tempo di emissione estremamente rapido.
Ciò consente di presentare al cliente, in modo estremamente rapido, un documento solo da firmare. Ciò evita una dispersione dei tempi con il rischio, in quel caso, che uno o più competitor si inseriscano nella trattativa in corso.
Software per preventivi Vs metodi tradizionali
Facciamo un passo indietro, soffermandoci su caratteristiche (e limiti) dei sistemi tradizionali. Ci riferiamo ai modelli che vengono creati utilizzando principalmente Word o Excel. Partendo dai file base, i preventivi vengono stampati e compilati a seguito dell’incontro con il cliente. Tra i dati a cui prestare la massima attenzione troviamo:
- i quantitativi di prodotto e i rispettivi prezzi,
- la verifica della disponibilità dei prodotti a magazzino,
- l’approvazione di un eventuale sconto extra da parte dell’area manager per validare l’offerta complessiva.
Un’attività complessiva che richiede diverse ore, passaggi burocratici e il coinvolgimento di diverse figure commerciali e amministrative, oltre al concreto rischio di un errore in grado di comportare ammanchi o questioni formali da risolvere con il cliente.
Fortunatamente, come anticipato, tutte queste problematiche vengono risolte grazie alla digitalizzazione dei processi di vendita.
CPQ: come rendere efficace la formulazione dei preventivi
Come anticipato in precedenza, un CPQ (acronimo di Configure Price Quote) rappresenta un software completo ed estremamente efficace ai fini della configurazione dell’offerta, della gestione della trattativa e della predisposizione del preventivo. Un CPQ consente alla forza vendita di avere sempre a disposizione i cataloghi interattivi dei prodotti, le brochures, le schede tecniche, i listini, oltre a fornire la possibilità di mostrare al prospect video e altri materiali multimediali, tutti costantemente aggiornati. Non solo. L’offerta, configurata in real-time assieme al cliente, permetterà al commerciale di sfruttare tutte le opportunità di cross-sell e up-sell, applicare politiche di sconto pre-approvate e generare contratti personalizzati e senza errori. All’interno del mondo dei CPQ, Apparound offre la miglior soluzione dal momento che si tratta di un’app particolarmente semplice da usare, comprensiva degli strumenti di gestione dei contenuti marketing, del configuratore delle offerte, del modulo di generazione dei contratti e di un modulo di firma elettronica per chiudere la trattativa già al primo incontro, offrendo inoltre un avanzato sistema di monitoring e tracking delle offerte e delle attività dei sales. Apparound è utilizzabile attraverso tablet, smartphone o pc, con possibilità di operare anche offline. Il commerciale potrà quindi concentrarsi unicamente sul rapporto con il cliente, coinvolgendolo nella scelta del prodotto o del servizio e dedicando molto più tempo alla vendita effettiva.
Vantaggi del CPQ
Riassumiamo i principali vantaggi che si ottengono grazie alla soluzione Apparound
- Reparti marketing e vendite costantemente allineati su prodotti, servizi e bundle disponibili
- Azzeramento dei costi di stampa dei documenti relativi alla vendita (dai listini al preventivo)
- Maggiore credibilità dei commerciali
- coinvolgimento del cliente nella stesura del preventivo
- Azzeramento degli errori di calcolo o di compilazione del preventivo
- Ottimizzazione dei tempi di presentazione dell’offerta al cliente
- Facilitazione della conclusione della trattativa tramite l’apposizione della firma elettronica
- Miglioramento dell’immagine complessiva dell’azienda in termini di affidabilità e modernità
- Aumento del tasso di chiusura della trattativa
