Negli ultimi tempi la conservazione sostitutiva (https://www.savinosolution.com/2014/05/03/cose-conservazione-sostitutiva/) è diventata sempre più importante per migliorare l’organizzazione lavorativa e rendere definitivamente digitale ogni azienda. Conservando i documenti nel rispetto di precise procedure informatiche sarà più semplice interagire con le Pubbliche Amministrazioni e non solo. Faldoni e registri vidimati stanno progressivamente scomparendo per fare spazio al fenomeno della dematerializzazione che offre notevoli benefici pratici. Ecco tutto quello che c’è da sapere sul tema e come restare a passo con i tempi.
Quello che occorre sapere sulla conservazione sostitutiva
Molti manager e imprenditori sono alla ricerca di informazioni sulla conservazione digitale dei documenti, che offre il grande vantaggio di snellire le procedure burocratiche e di rendere il lavoro complessivamente più veloce, sicuro ed efficiente.
Negli ultimi tempi il numero delle aziende che hanno scelto di convertirsi al digitale è salito vertiginosamente e ciò, di conseguenza, ha reso la digitalizzazione obbligatoria per poter rimanere in linea con le reali necessità imposte dal mercato. Infatti la conservazione dei documenti che avviene digitalmente non è imposta dalla legge ma è diventata un’esigenza alla quale non è più possibile sottrarsi.
Il sistema imprenditoriale, i rapporti con la clientela e i consumatori finali sono cambiati radicalmente. Lo scambio di dati e documenti è continuo ed incessante, tanto da non poter più essere gestito con i tradizionali sistemi. Evitare di continuare a conservare l’enorme mole dei dati in modalità cartacea vuol dire contrastare il peso e costi che giornalmente vegono imposti dalla burocrazia.
Oggi, peraltro, la digitalizzazione è ammessa anche a livello giuridico. Le norme in vigore consentono di dematerializzare non soltanto le fatture, ma anche libri unici del lavoro, registri con valore fiscale, contratti, ordini e molto altro. I documenti digitalizzati possono essere prodotti anche in giudizio come strumenti di prova che passeranno poi al controllo dei giudici.
Documenti firmati digitalmente e conservazione a norma
In tema di dematerilizzazione occorre fare una distinzione fra i documenti che vengono firmati in modo digitale e la conservazione a norma di legge. I primi sono sottoposti a marcature temporali e fin quando rimangono memorizzati all’interno di un hard disk interno all’azienda non garantiscono l’integrità del loro contenuto.
Diversa è invece la conservazione a norma, che deve rispettare i requisiti imposti dall’AGID e che si basa su tre passaggi fondamentali, ovvero: il versamento, l’archiviazione e la distribuzione. In buona sostanza, grazie all’intervento del Responsabile della Conservazione il documento verrà dapprima memorizzato e marcato temporalmente.
All’occorrenza il documento conservato potrà essere distribuito, ovvero esibito ai terzi che ne fanno richiesta, come ad esempio l’Agenzia delle Entrate. Tutta la procedura rende i documenti inoppugnabili sotto i profili dell’autenticità e dell’integrità dei dati in essi contenuti.
L’intero iter avviene sempre sotto la supervisione del Responsabile della Conservazione, che potrebbe essere equiparato ad una sorta di pubblico ufficiale e sul quale gravano tutta una serie di incombenze da portare a termine in maniera precisa e senza commettere errori.
Questo spiega come mai il Responsabile della Conservazione deve essere scelto con molta cura. Il soggetto lavora stretto contatto con l’azienda e diventa un partner affidabile a cui rivolgersi per consultare i documenti conservati digitalmente e da esibire, ad esempio, in caso di un controllo ispettivo.
In conclusione
Eliminare la carta dai processi aziendali non è un passo impossibile da compiere. Ogni azienda può abbracciare l’era del digitale senza stravolgere l’assetto radicato da tempo, ma a patto di rivolgersi a professionisti del settore in grado di offrire un servizio completo ed efficiente.
Il consiglio è quello di approfondire il tema della dematerializzazione dei documenti. Successivamente è molto importante scegliere un Responsabile della Conservazione non solo preparato e con ampia esperienza alle spalle, ma che disponga anche di una copertura assicurativa, in modo da offrire tutte le garanzie del caso nel caso di errori o qualore dovesse perdere un documento.
